Inbox Zero — как навести в почте порядок
Обновлено 24 мая 2024
Разбор электронной почты — неотъемлемая рутина офисного сотрудника. Количество входящих сообщений растет, а на поддержание порядка в почте уходит всё больше времени.
В работе с почтой я использую проверенную временем методику Inbox Zero, о которой и расскажу в этой статье.
Исследования подтвердили, что в среднем менеджеры тратят 2,5 часа в день на чтение и ответы писем, из которых около 72% не имеют прямое отношения к их работе (в основном CC и BCC).
Что такое Inbox Zero?
Inbox Zero это метод организации электронной почтой, суть которого заключается в том, чтобы держать папку «Входящие» пустой. Задача Inbox Zero — помочь поддержать порядок в почте, а также повысить личную продуктивность, снизить стресс и улучшить тайм-менеджмент.
Не смотря на своё название, Inbox Zero не ставит самоцелью обязательное опустошение папки «Входящие». Главное, чтобы к концу дня все сообщения в почтовом ящике были прочитаны и отсортированы.
История создания и концепция
Термин Inbox Zero впервые был предложен в 2006 году писателем и блогером Мерлином Манном, известным своими идеями по повышению продуктивности. В основе метода лежит принцип, согласно которому почтовый ящик не должен содержать непрочитанных или необработанных писем. Каждое сообщение после прочтения должно быть обработано, отсортировано и убрано из папки «Входящие».
В 2006 году электронная почта стала одним из самых популярных способов коммуникации. Двумя годами ранее — 1 апреля 2004 — Google запустил революционный сервис Gmail с возможность хранить в почтовом ящике до 1 ГБ данных. Почти в 500 раз больше, чем у большинства почтовых сервисов. Многие тогда сочли это за первоапрельский розыгрыш.
Преимущества метода Inbox Zero
Применение на практике метода Inbox Zero позволит вам:
- Тратить минимум времени на разбор входящих писем;
- Приоритизировать задачи и делегировать их соответствующим сотрудникам;
- Не откладывать задачи в долгий ящик, оставаясь сфокусированным на важном;
- Своевременно реагировать на входящие запросы коллег и клиентов.
Как применять Inbox Zero
Разрабатывая метод Inbox Zero, Мерлин Манн придумал систему из пяти шагов, следуя которым вы сможете за несколько минут оперативно рассортировать все входящие сообщения.
Когда проверять «Входящие»
Калифорнийский университет провёл исследование, которое установило, что в среднем сотрудники отвлекаются от работы каждые 11 минут (больше 40 раз в день). На то, чтобы вновь войти «в поток» и сосредоточиться на задаче, уйдёт ещё примерно 25 минут.
Частая проверка электронной почты — один из самых распространённых отвлекающих факторов.
Возьмите в привычку проверять почтовый ящик не более 3-4 раз в день в строго отведённое для этого время. Каждая проверка должна сопровождаться сортировкой всех новых сообщений, а на обработку одного письма должно уходить не более пяти минут.
1. Архивируйте
Если сообщение не требует от вас каких-либо действий (например, ваш адрес указан в «CC») — после прочтения отправьте его в «Архив».
Не удаляйте электронные письма. Современные почтовые сервисы позволяют хранить их тысячами на протяжении многих лет.
2. Делегируйте
Если вы получили письмо с задачей вне вашей компетенции или зоны ответственности, то переадресуйте его более подходящему контакту. Делегируйте задачи своей команде или соответствующим коллегам из соседних отделов, не забыв поставить себя в «CC».
Делегирование — инструмент, позволяющий гарантировать, что работа будет выполнена нужным человеком.
После того, как вы делегируете задачу — отправьте письмо в «Архив».
3. Отвечайте
Если вы можете быстро дать ответ на сообщение — сделайте это сразу. Выработайте привычку незамедлительно реагировать на письма, ответ на которые займёт у вас не более двух минут. Такой подход позволяет меньше времени тратить на простые задачи и повышает общую продуктивность.
Суть правила двух минут состоит в том, что хранение и отслеживание информации по этой конкретной задаче будет занимать больше времени, чем если бы вы выполнили ее сразу, когда она возникла.
После того, как вы ответите на сообщение — отправьте его в «Архив».
4. Откладывайте
Если для подготовки ответа на письмо вам потребуется дополнительное время, то сообщите об этом адресату. Не оставляйте сообщение во «Входящих». Создайте себе задачу в системе управления проектами, напоминание в телефоне или воспользуйтесь функцией почтового клиента «Отложить». Запланируйте время, когда вам будет комфортно и без лишних раздражителей проработать ответ.
5. Выполняйте
Письма с задачами, к выполнению которых надо приступить в ближайшее время, лучше перенести в систему управления проектами. Создайте соответствующие задачи, определите сроки и исполнителей.
Системы управления проектами — это сервисы для совместной работы и организации процессов в компании (например, Яндекс Трекер, Мегаплан, Moo.Team).
После того, как задача будет выполнена — дайте ответ на исходное сообщение, а затем отправьте его в «Архив».
Советы и рекомендации
Используйте понятные темы писем
Старайтесь формулировать темы электронных писем ёмко, конкретно и понятно с первого прочтения любому адресату. Избегайте длинных и расплывчатых формулировок.
Одной из наиболее эффективных является вложенная структура темы сообщений, например: Проект / Задача // Подзадача. По такому заголовку коллегам и клиентам будет легче сообразить о предмете переписки.
Темы, состоящие из одиноких слов типа «Договор» или «Акция» работают плохо. Кроме того, такие сообщение сложно найти через поиск.
Используйте папки и метки
Создайте в почтовом ящике структуру папок и меток, которая будет вам удобна. Это позволит отправлять обработанные письма в тематические директории, а не просто в «Архив».
Каких-то специальных правил по организации структуры почтового ящика нет. В качестве примера можно использовать такую:
- Важное: для приоритетных сообщений, на которые необходимо отреагировать в ближайшее время;
- Отложенное: если на формулирование ответа нужно больше времени;
- Проекты: для переписок, имеющих отношение к конкретным проектам;
- Рассылки: для корпоративных рассылок;
- Архив: для всех прочих сообщений.
Быстро принимайте решение
Во время сортировки папки «Входящие» старайтесь принимать решение сразу — архивировать, делегировать, или отправить сообщение в соответствующую папку. После того, как все электронные письма будут вами обработаны, — закройте почтовый клиент. Займитесь работой.
Финальное
Метод Inbox Zero — проверенный инструмент для управления электронной почтой. Его регулярное применение поможет навести порядок в почтовом ящике и повысить общую продуктивность.
Следуя простым шагам и рекомендациям, вы сможете избавиться от хаоса в почте и значительно улучшить тайм-менеджмент. Немного попрактиковавшись, обработка даже десятков сообщений будет занимать не более 10 минут.
Такие дела 
Если вы хотите углубиться в тему, рекомендую книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», а также статьи Мерлина Манна.