Inbox Zero — как навести в почте порядок
Работа с электронной почтой — ежедневная обязанность офисных сотрудников. Количество входящих сообщений постоянно увеличивается, а их обработка отнимает всё больше времени.
В работе с почтой я использую проверенную временем методику Inbox Zero, о которой и расскажу в этой статье.
Исследования подтвердили, что в среднем менеджеры тратят 2,5 часа в день на чтение и ответы писем. При этом около 72% сообщений не имеют прямого отношения к их работе, так как в основном отправляются в копию (CC) или скрытую копию (BCC).
Что такое Inbox Zero?
Inbox Zero — это метод, позволяющий оперативно разбирать письма и поддерживать порядок в почтовом ящике. Он помогает снизить стресс, повысить продуктивность и сфокусироваться на ключевых задачах.
Использование Inbox Zero помогает:
- Уменьшить стресс от переполненного почтового ящика;
- Сконцентрироваться на важных задачах;
- Поддерживать высокую продуктивность.
Метод подходит всем, кто ежедневно работает с большим объемом писем: руководителям, фрилансерам, менеджерам и предпринимателям.
История создания и концепция
Термин Inbox Zero впервые был предложен в 2006 году писателем и блогером Мерлином Манном, известным своими идеями по повышению продуктивности. В основе метода лежит принцип, согласно которому почтовый ящик не должен содержать непрочитанных или необработанных писем. Каждое сообщение должно быть прочтено, отсортировано и убрано из папки «Входящие».
За два года до этого, 1 апреля 2004 года, Google представил Gmail с 1 ГБ хранилища — почти в 500 раз больше, чем предлагали тогдашние почтовые сервисы. Многие сочли это первоапрельским розыгрышем. Многие тогда сочли это за первоапрельский розыгрыш.
Принципы Inbox Zero
В основе метода Inbox Zero лежат простые, но эффективные принципы работы с электронной почтой:
- Не все письма одинаково важны. Не воспринимайте каждое письмо как срочное. Сосредоточьтесь на тех сообщениях, которые действительно имеют значение.
- Время ограничено. Не пытайтесь ответить на каждое письмо. Признайте, что задач всегда больше, чем времени, и сосредоточьтесь на правильной расстановке приоритетов.
- Короткие ответы лучше длинных. Избегайте написания длинных писем, которые тратят время и, зачастую, не приносят пользы.
- Переполненная почта — это нормально. Вместо того чтобы расстраиваться, сосредоточьтесь на обработке входящих.
- Честно оценивайте приоритеты и время. Не обещайте ответить на все письма, если знаете, что это невозможно. Будьте реалистичны и фокусируйтесь на действительно важном.
Очищать «Входящие» до нуля каждый день — не самоцель. Главное — быстро разбирать письма без лишних затрат времени и нервов.
Как применять Inbox Zero
Мерлин Манн выделил пять шагов, которые помогут оперативно разбирать входящие письма за несколько минут.
Как часто проверять почту?
Исследование Калифорнийского университета показало: в среднем сотрудники отвлекаются каждые 11 минут (больше 40 раз в день). Возвращение к задаче после перерыва занимает ещё 25 минут.
Частая проверка электронной почты — один из самых распространённых отвлекающих факторов.
Возьмите в привычку проверять почтовый ящик не более 3-4 раз в день в строго отведённое для этого время. Каждая проверка должна сопровождаться сортировкой всех новых сообщений, а на обработку одного письма должно уходить не более пяти минут.
1. Архивируйте
Если сообщение не требует от вас каких-либо действий (например, ваш адрес указан в копии) — после прочтения отправьте его в «Архив».
Не удаляйте электронные письма. Современные почтовые сервисы позволяют хранить их тысячами на протяжении многих лет.
2. Делегируйте
Если вы получили письмо с задачей вне вашей компетенции или зоны ответственности, то переадресуйте его более подходящему контакту. Делегируйте задачи своей команде или соответствующим коллегам из соседних отделов, не забыв поставить себя в копию (CC).
Делегирование — инструмент, позволяющий гарантировать, что работа будет выполнена нужным человеком.
После того, как вы делегируете задачу — отправьте письмо в «Архив».
3. Отвечайте
Если вы можете быстро дать ответ на сообщение — сделайте это сразу. Выработайте привычку незамедлительно реагировать на письма, ответ на которые займёт у вас не более двух минут. Такой подход позволяет меньше времени тратить на простые задачи и повышает общую продуктивность.
Суть правила двух минут состоит в том, что хранение и отслеживание информации по этой конкретной задаче будет занимать больше времени, чем если бы вы выполнили ее сразу, когда она возникла.
После того, как вы ответите на сообщение — отправьте его в «Архив».
4. Откладывайте
Если для подготовки ответа на письмо вам потребуется дополнительное время, то сообщите об этом адресату. Не оставляйте сообщение во «Входящих». Создайте себе задачу в системе управления проектами, напоминание в телефоне или воспользуйтесь функцией почтового клиента «Отложить». Запланируйте время, когда вам будет комфортно и без лишних раздражителей проработать ответ.
5. Выполняйте
Письма с задачами, к выполнению которых надо приступить в ближайшее время, лучше перенести в систему управления проектами (CMS). Создайте соответствующие задачи, определите сроки и исполнителей.
Системы управления проектами (CMS) — это сервисы для совместной работы и организации процессов в компании (например, Яндекс Трекер, Мегаплан, Moo.Team).
После того, как задача будет выполнена — дайте ответ на исходное сообщение, а затем отправьте его в «Архив».
Советы и рекомендации
Используйте понятные темы писем
Старайтесь формулировать темы электронных писем ёмко, конкретно и понятно с первого прочтения любому адресату. Избегайте длинных и расплывчатых формулировок.
Одной из наиболее эффективных является вложенная структура темы сообщений, например: Проект X / Продажи // Итоги за квартал. По такому заголовку коллегам и клиентам будет легче сообразить о предмете переписки.
Тема письма должна быть информативной. Односложные названия вроде «Договор» или «Акция» усложняют поиск и не передают сути.
Используйте папки и метки
Создайте в почтовом ящике структуру папок и меток, которая будет вам удобна. Это позволит отправлять обработанные письма в тематические директории, а не просто в «Архив».
Каких-то специальных правил по организации структуры почтового ящика нет. В качестве примера можно использовать такую:
- Важное: для приоритетных сообщений, на которые необходимо отреагировать в ближайшее время;
- Отложенное: если на формулирование ответа нужно больше времени;
- Проекты: для переписок, имеющих отношение к конкретным проектам;
- Рассылки: для корпоративных рассылок;
- Архив: для всех прочих сообщений.
Быстро принимайте решение
Во время сортировки папки «Входящие» старайтесь принимать решение сразу — архивировать, делегировать, или отправить сообщение в соответствующую папку. После того, как все электронные письма будут вами обработаны, — закройте почтовый клиент. Займитесь работой.
Финальное
Inbox Zero — проверенный способ взять под контроль электронную почту. Немного практики — и даже сотни писем перестанут быть проблемой.
Следуя простым шагам и рекомендациям, вы сможете избавиться от хаоса в почте и значительно улучшить тайм-менеджмент. Немного попрактиковавшись, обработка даже десятков сообщений будет занимать не более 10 минут.
Такие дела!
Если вы хотите углубиться в тему, рекомендую книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», а также статьи Мерлина Манна.