Что на повестке? Как проводить эффективные совещания

Как часто после совещания у вас остаётся чувство впустую потраченного времени? По данным Harvard Business Review, 70% рабочих встреч менеджеры называют пустой тратой времени. Тем не менее, совещания остаются важным инструментом управления.

Давайте разберемся, почему встречи бывают неэффективными и как превратить их в мощный инструмент управления.

Когда совещание не нужно

Совещание — это рабочая встреча для обсуждения задач и принятия решений. Но если вопрос можно решить без него — так и сделайте! Например, поставьте задачу исполнителю в планировщике, а детали уточните в чате. Если понадобятся дополнительные пояснения, то хватит короткого звонка на 10 минут. Так проще и быстрее, а главное — останется время для других задач.

Назначайте собрания только тогда, когда обсуждение вживую действительно необходимо.

Если без встречи всё же не обойтись — сначала сформулируйте её цель.

Определите цель совещания

Определение цели — важный этап подготовки совещания. Чётко сформулированная цель помогает сосредоточиться на сути обсуждения и исключить лишние темы.

Прежде чем бронировать переговорную или создавать событие в календаре, подумайте, что должно измениться после встречи. Если ответа нет, сделайте глубокий вдох и закройте календарь. Не тратьте время.

Цель рабочей встречи определяет направление обсуждения и задаёт его тон.

Формулируйте цель чётко и ясно, чтобы она была понятна всем участникам. Избегайте расплывчатых фраз — они могут вызвать недопонимание. Используйте позитивные формулировки с акцентом на желаемый результат. Такой подход поможет настроить разговор на конструктивный лад.

Примеры формулировок:

Тип встречи	Неудачно	Оптимально
Еженедельная планерка	Обсудить дела	Оценить выполнение текущих задач и обсудить риски
Проблемно-ориентированная	Разобраться с проблемами	Решить проблему сбоев в доставке до конца недели
Установочная	Поговорить о проекте	Согласовать план проекта мобильного приложения
Мозговой штурм	Придумать что-нибудь	Сгенерировать 5 идей для нового продукта к 25 марта
Маркетинговая	Летучка по маркетингу	Утвердить бюджет на рекламу в марте к 15 февраля

Отправляйте цель собрания участникам заранее. Это даст коллегам время подготовиться и сократит время обсуждения.

Обычно я использую цель встречи в качестве названия события в календаре, чтобы всем участникам сразу было понятно, о чём пойдёт речь.

Составьте повестку совещания

Повестка совещания (англ. agenda) — это план рабочей встречи, который фиксирует ключевые темы для обсуждения и состав участников.

Исследования подтвердили, что наличие повестки помогает участникам лучше понимать цели собрания, фокусироваться на задачах и чувствовать, что время было потрачено не зря.

В большинстве случаев формальная повестка не нужна. Для собраний с односложной и понятной целью достаточно кратко напомнить коллегам, о чём пойдёт речь и к какому результату вы хотите прийти.

Но для некоторых типов встреч повестка обязательна. Без неё разговор уйдёт в сторону, а собрание сильно затянется.

Когда нужна повестка совещания

Составляйте повестку в следующих случаях:

• Если нужно обсудить несколько тем
  Повестка поможет расставить приоритеты и распределить время на обсуждение, чтобы не утонуть в одной теме, забыв про остальные;

• Если должно выступить несколько спикеров
  Повестка определит порядок и тайминг выступлений, чтобы каждый успел высказаться;

• Стратегические сессии
  Здесь важно держать фокус на целях, планах и рисках, не уходя в мелкие детали;

• Статусные собрания
  Повестка поможет последовательно обсудить статус всех проектов, не пропустив ничего важного.

Что должно быть в повестке

Ключевые элементы повестки:

1. Темы для обсуждения — список из 3-5 пунктов, которые необходимо обсудить;

2. Цель или ожидаемый результат — например, «Утвердить бюджет» или «Определить приоритеты на квартал»;

3. Список участников — коллеги, присутствие которых действительно необходимо для принятие решений;

4. Тайминги — время на обсуждение каждого пункта повестки.

Можете использовать мой шаблон повестки встречи — это поможет провести совещание более эффективно.

Отправляйте повестку за 2–3 дня до встречи, но не позднее, чем за сутки. Это даст коллегам время подготовиться, продумать идеи и скорректировать свой график. Заранее отправленная повестка снизит риск неявок и сделает обсуждение продуктивнее.

Если в повестке есть спорные моменты, проведите короткие звонки с ключевыми участниками. Это поможет уладить разногласия и повысит результативность основного совещания.

Продумайте состав участников

Чем меньше людей на встрече, тем эффективнее обсуждение. Приглашайте только тех, кто реально влияет на принятие решений:

1. Эксперты — сотрудники с ключевыми знаниями по теме. Например, разработчик, который знает технические ограничения проекта;

2. Инициаторы решений — специалисты, предлагающие идеи и варианты действий. Например, продуктовый менеджер с планом улучшения функционала;

3. Лицо, принимающее решение (ЛПР) — менеджер или заказчик, который уполномочен принять финальное решение.

По данным McKinsey, ограничение числа участников до 5–7 человек ускоряет принятие решений.

Коллегам, присутствие которых не обязательно, отправьте итоги совещания по почте. Их участие часто оказывается избыточным, может усложнить процесс принятия решений и сместить фокус на второстепенные темы.

Управляйте ходом совещания

Для повышения продуктивности собрания важно управлять ходом обсуждения. Обычно роль модератора выполняет организатор встречи. Он должен следить за повесткой, вовлекать участников в разговор, фиксировать решения и контролировать время. При необходимости эти обязанности можно передать другому участнику.

Мне нравится чередовать модераторов на статусных встречах — такой приём помогает развивать управленческие навыки сотрудников.

Следите за временем

Модератор должен следить за соблюдением таймингов. Если обсуждение превращается в спор или теряет фокус — тактично напомните о цели встречи. Предложите вынести посторонние вопросы на отдельное рассмотрение.

Если встреча проходит онлайн, модератору лучше заранее проверить звук, видео и демонстрацию экрана, чтобы не тратить время на устранение неполадок во время звонка.

Вовлекайте участников

Иногда участники могут отмалчиваться и не участвовать в разговоре. Чтобы это исправить, задавайте прямые вопросы и поощряйте высказывания.

Не ставьте своё мнение выше других — ведите разговор открыто и непредвзято. Покажите участникам, что ваша точка зрения — лишь одна из многих.

Фиксируйте решения

В конце собрания подведите итоги, назначьте ответственных и отметьте нерешённые вопросы, требующие дополнительного внимания. Без фиксации принятые решения легко забываются и не реализуются на практике.

Правильная модерация рабочей встречи поможет направить разговор в нужное русло и сосредоточиться на достижении результатов.

Превращайте решения в действия

Обсуждение без записи решений — впустую потраченное время. Если не отправить минутки после встречи, то через неделю никто не вспомнит, о чём договорились. Решения должны не просто озвучиваться, а выполняться.

Минутки (от англ. minutes, или протокол встречи) — краткая запись итогов встречи с зафиксированными решениями, ответственными и сроками выполнения.

• Записывайте ключевые решения — что обсудили, кто ответственный, какие сроки исполнения;

• Пишите кратко — длинные протоколы никто не читает, достаточно одной строки с сутью;

• Фиксируйте сразу — ведите записи самостоятельно или поручите это другому участнику собрания;

• Закрепляйте итоги — после совещания отправьте минутки по почте, потому что в рабочих чатах они могут затеряться;

• Следите за исполнением — оформите принятые решения в виде задач, укажите сроки и ответственных, а затем регулярно отслеживайте их выполнение.

Я использую этот шаблоном минуток встречи, чтобы упростить фиксацию договорённостей, сроков и ответственных.

Зафиксированные договорённости помогают превратить обсуждения в конкретные действия.

Финальное

Эффективные совещания начинаются задолго до его проведения. Чёткая цель, продуманная повестка и записанные решения помогут избежать бесполезных обсуждений и получить конкретные результаты.

Описанные шаги и рекомендации помогут сделать ваши рабочие встречи продуктивнее. Начните уже

Такие дела!

---

Если вы хотите углубиться в тему, рекомендую книгу Патрика Ленсиони «Смерть от совещаний», а также исследования Стивена Рогельберга.