Как провести встречу — правила эффективного совещания

Совещания — неотъемлемая часть работы менеджера, но зачастую они превращаются в бесконечные обсуждения без чётких результатов. Количество встреч растёт, а их организация и проведение отнимают всё больше времени и ресурсов.

По данным Harvard Business Review, 70% рабочих встреч менеджеры называют пустой тратой времени. Тем не менее, совещания остаются важным инструментом управления.

Давайте разберемся, почему встречи бывают неэффективными и как превратить их в мощный инструмент управления.

Определите цель встречи

Определение цели — важный этап подготовки встречи. Чётко сформулированная цель помогает сосредоточиться на сути обсуждения и исключить лишние темы.

Прежде чем бронировать переговорную или создавать событие в календаре, подумайте, что должно измениться после встречи. Если ответа нет, сделайте глубокий вдох и закройте календарь. Не тратьте время.

Цель встречи определяет направление обсуждения и задаёт его тон.

Формат встречи влияет на формулировку её цели:

• Статусное собрание — понять, как продвигаются проекты и где застряли задачи;
• Решение проблем — устранить сбои в работе;
• Планирование — распределить задачи, назначить ответственных и сроки;
• Мозговой штурм — придумать идеи для улучшения продукта.

Формулируйте цель максимально понятно и конкретно:

Неудачно	Оптимально
Обсудить продажи	Найти три способа увеличить конверсию на сайте
Совещание по маркетингу	Утвердить бюджет на рекламу в марте
Поговорить о проекте	Определить ответственного за тестирование

Отправляйте цель встречи участникам заранее. Это даст коллегам время подготовиться и сократит время обсуждения.

Используйте цель встречи в качестве названия события в календаре. Так участникам будет сразу понятно, о чём пойдёт речь.

Если задачу можно решить без совещания — воспользуйтесь этим. Например, поставьте задачу исполнителю в планировщике, а детали уточните в чате. Если понадобятся дополнительные пояснения, то хватит короткого звонка на 10 минут.

Назначайте встречи только тогда, когда без обсуждения вживую не обойтись.

Составьте повестку совещания

Повестка встречи (agenda) — это план совещания, который фиксирует ключевые темы для обсуждения и состав участников. Повестка превращает хаотичное собрание в управляемый процесс.

В большинстве случаев формальная повестка не нужна. Для встреч с односложной и понятной целью достаточно кратко напомнить коллегам, о чём пойдёт речь и к какому результату вы хотите прийти.

Но для некоторых типов встреч повестка обязательна. Без неё обсуждение уходит в сторону, а собрание затягивается.

Когда без повестки не обойтись

Составляйте повестку в следующих случаях:

• Если нужно обсудить несколько тем в ограниченное время
  Повестка поможет расставить приоритеты и распределить время на обсуждение, чтобы не утонуть в одной теме, забыв про остальные;

• Если должно выступить несколько спикеров
  Повестка определит порядок и тайминг выступлений, чтобы каждый успел высказаться;

• Стратегические встречи
  Здесь важно держать фокус на целях, планах и рисках, не уходя в мелкие детали;

• Статусные встречи
  Повестка поможет последовательно обсудить статус всех проектов, не пропустив ничего важного.

Что должно быть в повестке

Ключевые элементы повестки:

1. Темы для обсуждения — список из 3-5 пунктов, которые необходимо обсудить;

2. Цель или ожидаемый результат — например, «Утвердить бюджет» или «Определить приоритеты на квартал»;

3. Список участников — коллеги, присутствие которых действительно необходимо для обсуждения;

4. Тайминги — время на обсуждение каждого пункта повестки встречи.

Отправляйте повестку за 2–3 дня до встречи, но не позднее, чем за сутки. Это даст коллегам время подготовиться, продумать идеи и скорректировать свой график.

Заранее отправленная повестка снижает риск неявок и делает обсуждение продуктивнее.

Продумайте состав участников

Чем меньше людей на встрече, тем эффективнее обсуждение. Приглашайте только тех, кто реально влияет на принятие решений:

1. Эксперты — сотрудники с ключевыми знаниями по теме. Например, разработчик, который знает технические ограничения проекта;

2. Инициаторы решений — специалисты, предлагающие идеи и варианты действий. Например, продуктовый менеджер с планом улучшения функционала;

3. Лицо, принимающее решение (ЛПР) — менеджер или заказчик, который уполномочен принять финальное решение.

По данным McKinsey, ограничение числа участников до 5–7 человек ускоряет принятие решений.

Коллегам, присутствие которых не обязательно, лучше отправить итоги встречи по почте. Их участие часто оказывается избыточным, может усложнить процесс принятия решений и сместить фокус на второстепенные темы.

Управляйте ходом совещания

Для повышения продуктивности собрания важно управлять ходом обсуждения. Обычно роль модератора выполняет организатор встречи. Он должен следить за повесткой, вовлекать участников в разговор, фиксировать решения и контролировать время. При необходимости эти обязанности можно передать другому участнику.

Попробуйте чередовать модераторов на статусных встречах — это поможет развить управленческие навыки сотрудников.

Следите за временем

Модератор должен следить за соблюдением таймингов. Если обсуждение превращается в спор или теряет фокус — тактично напомните о цели встречи. Предложите вынести посторонние вопросы в отдельное обсуждение.

Вовлекайте участников

Иногда участники могут отмалчиваться и не участвовать в разговоре. Чтобы это исправить, задавайте прямые вопросы и поощряйте высказывания.

Фиксируйте решения

В конце встречи подведите итоги, назначьте ответственных и отметьте вопросы, требующие отдельного обсуждения. Без фиксации принятые решения легко забываются и не реализуются на практике.

Модерация встречи поможет направить обсуждение в нужное русло и сосредоточиться на достижении результатов.

Превращайте решения в действия

Обсуждение без записи решений — впустую потраченное время. Если не отправить минутки после встречи, то через неделю никто не вспомнит, о чём договорились. Решения должны не просто озвучиваться, а выполняться.

Минутки (от англ. minutes) — краткая запись принятых решений с указанием сути договорённостей, ответственных и сроков выполнения.

• Записывайте ключевые договорённости — что обсудили, кто ответственный, какие сроки исполнения;

• Формулируйте кратко и чётко — длинные протоколы никто не читает, достаточно одной строки с сутью;

• Фиксируйте итоги сразу — ведите записи самостоятельно или поручите это другому участнику встречи;

• Закрепляйте договорённости — после встречи отправьте минутки по почте, потому что в чате они легко затеряются в переписке;

• Контролируйте выполнение — оформите принятые решения в виде задач, укажите сроки и ответственных, а затем регулярно отслеживайте их выполнение.

Зафиксированные договорённости помогают превратить обсуждения в действия.

Финальное

Эффективные совещания начинаются задолго до самого обсуждения. Чёткая цель, правильно подобранные участники и структурированная повестка позволяют тратить меньше времени и получать больше результатов.

Применяйте описанные шаги и рекомендации, чтобы улучшить организацию встреч. Начните с ближайшего совещания.

Такие дела!

---

Если вы хотите углубиться в тему, рекомендую книгу Патрика Ленсиони «Смерть от совещаний», а также исследования Стивена Рогельберга.